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Facturation : règles et obligations

Émettre une facture est un acte commercial essentiel et incontournable.

Qu’est-ce qu'une facture ?

La facture concrétise la transaction financière. Elle détaille les conditions de la négociation. Elle est la pièce justificative nécessaire à la fois pour la comptabilité, mais aussi pour la collecte et la déduction de la TVA.

 

La facture est le document, quelle que soit l'appellation qui lui est donnée (quittance, note, relevé,…), qui est délivré dans le respect des règles énoncées dans le Code Général des Impôts et qui détaille l'achat ou la vente de services ou de marchandises (identité du fournisseur et du client, date, quantité, prix …).

Qui et quand facturer ?

La délivrance d'une facture est obligatoire dans les cas suivants :

  • Prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels.
  • Vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, si le client la demande.
  • En cas de vente à distance.
  • Prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.
  • Livraison aux enchères publiques de biens d’occasion.

La facture doit être émise par le fournisseur (qui peut sous certaines conditions déléguer à un tiers) à la livraison pour une marchandise et à l'exécution de la prestation pour un service.

Pour le professionnel libéral, la facture est appelée "note d’honoraires",
elle répond donc aux mêmes règles que les factures.

La forme et la conservation des factures

La facture doit être rédigée en français et inclure toutes les mentions obligatoires.

Il existe deux modes de transmission des factures :

  • La facture au format papier qui est émise en deux exemplaires, un pour le client et un conservé par le fournisseur.
  • La facture au format électronique sous réserve que leur transmission et la mise à disposition soient soumises à l'acceptation du destinataire et à condition que leur origine, leur intégrité et leur lisibilité soient assurées à compter de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation (article 289-V nouveau du CGI).

D'autre part, chaque facture émise doit obligatoirement être conservée pendant 10 ans à partir de la date de la vente ou de la prestation de service conformément au code de commerce même si la législation fiscale ne préconise que 6 ans.

Grâce à l'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016, les entreprises peuvent conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier, de même que les autres pièces justificatives.

Le support qui permet le stockage doit permettre à la fois la restitution des informations, en garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu.

Le ticket de caisse n'a pas valeur de facture, il n'est qu'une simple preuve d'achat.

Les mentions obligatoires

Chaque facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires, les principales sont les suivantes :

  • L'identité complète du vendeur ou du prestataire de services.
  • L'identité complète du client.
  • Le numéro de la facture. Le numéro d'une facture doit être unique grâce à une numérotation basée sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Il ne peut donc pas exister deux factures avec le même numéro et l'entreprise ne peut pas émettre de facture avec un numéro a posteriori. Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées et le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.
  • La date de la facture.
  • Le n° de TVA intracommunautaire.
  • Le taux de TVA légalement applicable : notamment si différents taux s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes. Dans le cas d'une exonération de TVA, le texte s'y rapportant doit être clairement indiqué.
  • Pour chaque bien ou service :

-          la dénomination précise,

-          la quantité,

-          le Prix Unitaire HT,

-          le taux de TVA applicable pour chaque bien ou prestation.

-          le Prix total TTC.

 

  • Les remises, les autres rabais éventuels (ristournes ou escomptes).
  • Le délai de paiement.
  • L'assurance professionnelle, coordonnées de l’assureur et du garant, couverture géographique du contrat ou de la garantie (à préciser sur les devis et factures).

Le mode de paiement n'est pas une mention obligatoire, mais il est conseillé de le notifier. 


Vous pouvez accéder à la liste détaillée de toutes les mentions obligatoires ainsi qu'aux mesures de simplification ou aux mentions spécifiques à certaines opérations en cliquant sur les deux liens suivants : article 242 nonies A du CGI et article L441-3 du nouveau code de commerce.


La modification de facture

 

Si une facture peut être modifiée ou annulée après avoir été émise elle ne peut en aucun être supprimée.

Si vous devez rectifier ou annuler une facture :

  • Établissez une nouvelle facture qui remplace la précédente. La facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture.
  • Établissez un avoir faisant référence à la facture à laquelle il se rapporte.

 Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA sur la facture initiale, l'avoir doit comporter certaines mentions.

En cas d'erreur concernant la TVA, le client assujetti à la TVA doit demander une facture rectificative.

Les sanctions

Absence de facturation entre professionnels : amende de 75 000 € et possibilité d'un redressement fiscal de 50 % du montant de la transaction. L'administration doit apporter la preuve que le professionnel n'a pas respecté l'obligation de facturation

Factures de complaisance et factures fictives : l’amende est due en cas de travestissement ou dissimulation de l'identité ou l'adresse de ses fournisseurs ou de ses clients, ou en cas de délivrance de facture ne correspondant pas à une livraison ou une prestation de services réelle.

Omission ou inexactitude des mentions obligatoires : chacune est sanctionnée par une amende de 15 €. Lorsqu'une facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total des amendes dues à ce titre est plafonné à 1/4 du montant total de la facture.

La seule omission ou inexactitude de l'une des mentions n'entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture pour les droits à déduction de la TVA dès lors que l'opération est justifiée dans sa réalité et satisfait aux autres conditions de déduction et si la facture permet de justifier la naissance et l'exercice du droit à déduction par le client.

Omission ou inexactitude sur la TVA : le fournisseur qui facture la TVA à un taux erroné ou à l'occasion d'une opération exonérée ou non imposable est redevable de la TVA (sauf erreur de bonne foi avec facture rectificative). Dans ce cas, le client ne peut pas déduire la TVA facturée à tort.

L’absence de facture originale et conforme aux dispositions en vigueur est susceptible d’entraîner la remise en cause de la déduction de la TVA.

 

Pour plus de détail sur les sanctions.

Pascale PEGAITAZ

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