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Dépôt des comptes annuels

Les sociétés commerciales non cotées en bourse doivent chaque année déposer leurs comptes leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont elles relèvent.

Cette formalité de publication des comptes est en principe obligatoire.

Cette publicité permet à tous d’estimer la santé financière d’une entreprise. 

Qui est concerné ?

Sont soumises à cette obligation de publicité :

  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL).
  • Les sociétés par actions simplifiée (SAS), les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU).
  • Les sociétés anonymes (SA).
  • Les sociétés en commandite par actions (SCA).
  • Les sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL), à forme anonyme (SELAFA), en commandite par actions (SELCA), par actions simplifiées (SELAS).
  • Les sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont indéfiniment responsables (Code du commerce, article L.232-21) : des sociétés à responsabilités limitées ou des sociétés par actions ou des sociétés en nom collectif ou en commandite simple dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilités limitées ou par actions.
  • Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France.
  • Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles si elles dépassent certains seuils.

Les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, micro-entrepreneurs...)
et les sociétés civiles immobilières (SCI) ne sont pas concernées.

De même une Société Civile de Moyens (SCM) n’est pas obligée de déposer ses comptes annuels.

Quels documents doit-on déposer ?

Les documents à produire doivent être certifiés conformes par le représentant légal de l’entreprise.

 

Ainsi, doivent être déposés : 

  • Le bilan (actif, passif), le compte de résultat et l’annexe comptable. L'obligation d'établir l'annexe qui doit être jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les TPE sous certaines conditions.
  • Le rapport de gestion (dans les sociétés anonymes, il est établi par le Conseil d’A ou le directoire). Depuis la loi de simplification du droit du 22 mars 2012, les sociétés commerciales non cotées en bourse n’ont plus obligation de fournir une copie du rapport de gestion. Désormais, le rapport de gestion doit simplement être consultable par toute personne qui en fait la demande.
  • Le procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes.
  • Pour les sociétés anonymes (SA) à directoire et les sociétés en commandite par actions (SCA), le rapport du conseil de surveillance.
  • Le cas échéant : le rapport du Commissaire aux Comptes.
  • Le cas échéant, la déclaration de confidentialité. 

Pour les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer :

  • Les comptes consolidés,
  • Le rapport sur la gestion du groupe,
  • Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés,
  • Le rapport du conseil de surveillance notamment.

Les sociétés étrangères produisent uniquement un exemplaire des documents comptables publiés dans l’Etat où elles ont leur siège.

Les originaux de ces documents doivent être conservés au siège de l’entreprise.

Quand et où faire son dépôt ?

Les comptes annuels doivent être approuvés par une assemblée générale au plus tard 6 mois après la clôture de l'exercice social. Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être adressée par voie de requête au Président du Tribunal de Commerce.

De la même façon, en cas de refus d’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale, vous devez déposer une copie du procès-verbal de l’assemblée.

Après la tenue de l’assemblée vous avez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise.

Vous bénéficiez d'un délai de deux mois si vous optez pour le dépôt des comptes annuels par voie électronique.

 

Après dépôt au greffe, une annonce est publiée au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) et les comptes deviennent publics. Dès cet instant es comptes sont normalement consultables librement sauf si la société qui les dépose respecte les conditions pour pouvoir établir une déclaration de confidentialité (une mention est alors apportée pour en informer les tiers). 

Option pour la déclaration de confidentialité

Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que les comptes de résultat ne soient pas rendus public.

Pour être éligible, l’entreprise doit remplir au moins 2 des critères suivants :

  • Le total du bilan doit être de moins de 350 000 €.
  • Le chiffre d'affaires net doit être inférieur à 700 000 €.
  • Avoir moins de 10 salariés.

Pour bénéficier de l’option, l’entreprise doit déposer en même temps que ses comptes, une déclaration de confidentialité établie selon le modèle prévu par les textes.

Cette confidentialité ne s'applique qu’au compte de résultat, cependant les administrations, les autorités judiciaires, la Banque de France, les personnes morales qui financent ou investissent directement ou indirectement dans l’entreprise et les personnes morales qui fournissent des prestations au bénéfice de ces personnes morales y auront pleinement accès (art. L. 232-25 du code de commerce).

Ne peuvent pas bénéficier de la déclaration de confidentialité :

  • les sociétés appartenant à un groupe ;
  • les établissements de crédit et sociétés de financement ;
  • les entreprises d'assurance et de réassurance ;
  • les entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding) ;
  • les sociétés cotées sur un marché réglementé.

Respectez cette disposition légale sous peine de sanctions

La non-présentation des comptes peut entraîner des sanctions pénales et civiles.

Ainsi, après signalement du greffe du tribunal de commerce ou à la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du tribunal de commerce peut engager des poursuites et statuer en référé pour enjoindre, sous astreinte, le dirigeant de toute personne morale de procéder au dépôt ou désigner un mandataire chargé d’effectuer cette formalité.

S’il n’est pas procédé au dépôt dans le délai imparti, le président du tribunal dresse un procès-verbal et la société s’expose à une sanction pénale, une amende de la 5ème classe d’un montant de 1.500 € (doublée en cas de récidive).

Le paiement de l’amende ne libère pas le dirigeant de son obligation de dépôt.

De même le commissaire aux comptes, quand il existe, doit procéder à la révélation des faits délictueux s’il a connaissance d’une non publication des comptes et communiquer l’irrégularité à l’organe compétent et à la prochaine assemblée de l’entreprise.

De plus, une sanction civile sous forme de réparation du préjudice subi (versement de dommages et intérêts) peut être réclamée s’il est établi qu’un tiers a subi un préjudice économique en lien avec la non connaissance de la situation financière de l’entreprise.

Pascale PEGAITAZ

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