Examen périodique de sincérité et comptabilité

L'EPS qu'est ce que c'est ?

L'Administration Fiscale, par la loi de finances rectificative pour 2015, a imposé aux organismes agréés, aux experts comptables autorisés à délivrer le visa fiscal, et aux associations de gestion et de comptabilité, la réalisation d’un Examen Périodique de Sincérité. Ces organismes ont donc obligation de mettre en place un contrôle régulier des déclarations fiscales de leurs adhérents en leur demandant de fournir un certain nombre de pièces comptables pertinentes.

 

 

Ainsi, depuis le 1er janvier 2017 et à la condition que vous soyez adhérents ou clients concernés, vous êtes susceptible d'être sélectionné pour être soumis à ce nouvel examen qui a pour but de vérifier que vos déclarations fiscales sont correctement établies par une vérification approfondie des pièces justificatives de votre comptabilité des dépenses.

La sélection

 

Le choix des dossiers qui subiront cet examen s'effectue par tirage au sort en début d'année. Les dispositions concernant la méthode qui doit être utilisée pour sélectionner les dossiers à examiner ont été fixées par un arrêté du 9 janvier 2017.

 

  

La périodicité

  • Tous les 6 ans si vous avez confié la tenue de votre comptabilité à un professionnel de l’expertise comptable.
  • Tous les 3 ans si vous tenez votre comptabilité vous-même. 

La mise en œuvre

 

Dans un premier temps, vous allez devoir présenter soit tout document regroupant l'ensemble des opérations comptables de dépenses de l'entreprise, soit si vous tenez votre comptabilité par le biais d'un logiciel comptable le fichier FEC (ficher des écritures comptables : LPF, art. L. 47 A-I).

 

C'est sur la base de ce document que les pièces comptables demandées vont être sélectionnées. Les pièces couvertes par le secret professionnel sont écartées des pièces susceptibles d’être demandées.

C'est l'organisme qui assure la mission de contrôle qui détermine librement les modalités de transmission et le choix des documents comptables qu'il souhaite examiner.

 

 Dans un deuxième temps, vous devez présenter les pièces comptables qui vous sont demandées :

  • Factures.
  • Justificatifs de dépenses (avis d’imposition, prélèvements automatiques, etc…).

Ces documents ne seront en aucun cas transmis à l’Administration Fiscale et ils seront conservés par l'organisme pendant 3 ans.

Le contrôle des pièces

 

Un premier contrôle portera sur le bien fondé des dispositifs dérogatoires auxquels vous prétendez en s'assurant que vous répondez aux conditions d’exonération nécessaires (comme par exemple : les zones d’implantation, les dons effectués dans le cadre du crédit d’impôt mécénat, l'apprentissage, etc…).


Pour ce contrôle le nombre de pièces justificatives susceptibles d'être demandées n'est pas limité.

 

Un deuxième contrôle portera sur la sincérité de votre comptabilité. Dans ce cas, le nombre des pièces à présenter pour être examinées dépend de la taille de votre entreprise, plus exactement il est déterminé en fonction du chiffre d'affaires hors taxe de l'entreprise.

  

Le nombre minimum de pièces à contrôler a été fixé par l'Administration  :

  • 5 pièces, si votre CA est entre 0 et 82 200 €,
  •  10 pièces, si votre CA est entre 82 200 et 250 000 €,
  •  15 pièces, si votre CA est entre 250 000 et 500 000 €,
  • 20 pièces, si votre CA est au-delà de 500 000 €.

 

Ainsi, chaque pièce justificative présentée sera vérifiée par rapport à l'écriture comptable correspondante, sa régularité sera contrôlée à la fois sur la forme (mentions obligatoires sur les factures par exemple) et sur le fond (déductibilité).

 

Les pièces qui ont un montant significativement élevé par rapport au fonctionnement normal de votre entreprise seront contrôlées en priorité et une attention particulière sera portée sur :

  • Les charges qui auraient dû être immobilisées.
  • Les dépenses pouvant prêtées à discussion comme les déplacements, les frais de repas et de représentation, etc.).
  • Les dépenses mixtes.
  • Les dépenses non déductibles par détermination de la loi.

L’examen

 

Si l'organisme découvre des anomalies ou des erreurs il vous invitera soit à les justifier par toutes explications ou documents utiles, soit il vous demandera de procéder aux corrections nécessaires (dépenses sans justificatif ou non déductibles par exemple).

 

Dans le cas de corrections, vous devrez établir une nouvelle déclaration de résultats.  

A l'issu de l'EPS, l'organisme vous adressera ainsi qu'à l'Administration Fiscale le compte rendu de mission dans lequel il devra établir ou non la conformité de vos dépenses. Dans le cas d'un compte rendu de mission négatif, l'organisme devra y notifier la pièce justificative en litige ainsi que sa date, sa nature et son montant.

La durée de l'examen

  

L'organisme qui effectue l'EPS dispose d'un délai de 9 mois pour le réaliser à compter de la date de réception de la déclaration de résultats.

 

 

L'impact sur votre comptabilité

Vous l'avez compris, si vous êtes sélectionné pour l'EPS votre comptabilité des dépenses va être décortiquée. Certes cet examen s'appelle EPS mais il pourrait facilement porter un autre nom !

 

Mais ne vous découragez pas.

 

Quelques conseils :

  • Chaque écriture comptable doit être accompagnée d'un justificatif.
  • Si vous avez perdu un justificatif demandez une copie ou un duplicata.
  • Certains justificatifs comme les factures et les avoirs doivent porter des mentions obligatoires, à vous de vous en assurer ou de les exiger.
  • Si vous avez un doute sur la déductibilité d'une dépense, renseignez-vous.
  • Si vous ne savez pas comment ventiler votre dépense, renseignez-vous.
  • Photocopiez les tickets imprimés par des imprimantes thermiques car ils finissent par s'effacer.
  • Pas d'immobilisation de bien sans facture.
  • Soyez capable de légitimer vos décisions de gestion.
  • Pour les dépenses mixtes, déterminez un Coefficient d'Utilisation Professionnel cohérent.
  • Soyez attentif à vos frais de représentation, frais de repas et déplacements, ils sont "piégeurs".
  • Attention aux dépenses qui sont par nature non déductibles ou somptuaires (BNC, BIC).
  • Pour la comptabilité manuelle, elle doit être tenue régulièrement sur des registres respectant les plans comptables qui sont applicables à votre régime fiscal.

Ceux d'entre vous qui ne sont pas encore tout à fait au clair, c'est le moment… de vous y mettre !

Pascale PEGAITAZ

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