Coter et parapher les registres : une obligation ?

Vous avez obligation de faire coter et parapher certains de vos documents sociaux.

Coter et paragrapher ça consiste en quoi ?

Pour certains livres et registres Il n'existe pas de format imposé, seul leur contenu est important à la condition que vous ne puissiez pas les modifier. Pour ces documents vous avez l'obligation d'en faire certifier la numérotation et la quantité de pages avant qu'une seule écriture n'y soit portée.

  • La cotation est un numéro de référence appliqué (ou la certification de pages vierges préalablement numérotées) par perforation sur chaque page qui rend chaque page vierge unique et irremplaçable.
  • Le paraphe se compose d'un cachet, d'une signature et une date apposés ensemble sur la première page et sur la dernière pour éviter la falsification d'une page par destruction, par ajout ou par remplacement.

Où faire coter et parapher vos documents ?

Sont habilités à coter et parapher vos documents

  • le greffe du tribunal de commerce, 
  • le juge du tribunal d’Instance, 
  • le maire (ou son représentant) de la commune du siège social.

Cette demande est normalement payante, mais gratuite en mairie. Elle peut s'effectuer sur place ou par courrier en recommandé avec avis de réception.

Attention :  toutes les mairies ne proposent pas ce service.

Pour quels documents ?

 

Vous avez obligation de faire coter et parapher :

  • Si vous êtes en société, le registre spécifique qui permet de conserver la trace sous forme de procès-verbaux de toutes vos délibérations d'assemblée générale, d'organe de gestion ou de conseil.
  • Si vous êtes en association Loi de 1901, le registre spécial qui retranscrit les modifications apportées aux statuts, mais aussi tous les changements qui affectent l’administration ou la direction de l’association.

Vous souhaitez accéder à la liste détaillée des registres concernés : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31216)

 

Vous pouvez, si vous le souhaitez, faire coter et parapher certains livres comptables dont la tenue est obligatoire :

  • le livre-journal,
  • le grand-livre,
  •  le livre d'inventaire.

Chacun de ces documents au format papier est alors numéroté, daté et identifié sur un registre spécial (ceux au format électronique doivent l'être dès leur création par une technique inviolable empêchant toute modification ou suppression des données après la validation et la clôture des écritures).

Pascale PEGAITAZ

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