Paperasse : et si on arrêtait de remettre à demain !


C'est bien connu, beaucoup d'entre nous sont adeptes de la procrastination…

Heu ! C'est quoi ce truc ?

 

En quelques mots simples, c'est l'art de remettre au lendemain ce que l'on peut faire le jour même…

Alors, si on s'y mettait ?


La paperasse… quelle galère ! Nous sommes nombreux à repousser l'échéance du tri, du rangement et du classement des papiers. Mais plus on reporte l'inévitable plus, cela sera pénible parce qu'il y en aura beaucoup trop…

Que cela soit à titre privé ou à titre professionnel, si on mettait de l'ordre dans les papiers qui traînent on gérerait mieux notre barque et ainsi notre quotidien en serait plus agréable et on se ferait sûrement moins de soucis. On saurait toujours où on en est, ce que l’on nous doit et ce que l'on doit… On connaîtrait nos échéances. Et, quand on devra chercher un document et bien, on ne perdra plus de temps.

Vu comme ça, c'est vrai ça à l'air assez sympa.

 

D'après ce que j'ai pu observer chez les "ordonnés", avoir envie et avoir conscience ne suffisent pas, il faut s'ORGANISER et se DISCIPLINER… Pouah ! Bien sûr que oui c'est une corvée, mais elle nous fera gagner beaucoup de temps, c'est juste une question de MOTIVATION et de savoir pourquoi on le fait. 

Cependant, attention de ne pas confondre :

TRAITEMENT du document.

Ça consiste à faire avec le document ce qu’il y a à faire comme de le lire, le pointer, le vérifier, le comparer, le payer, le réclamer… du coup quand on garde un papier, on sait pourquoi on le garde et on jette ce qui n'est pas utile.

CLASSEMENT du document.

C'est sa mise en ordre intellectuelle, c'est à dire son organisation logique et rationnelle.

Le classement adopté dépendra de la logique et de la situation de chacun. Pour classer efficacement, il faut se demander : comment va-t-on rechercher ce document ?

Chaque méthode utilisée doit fonctionner de manière raisonnée et hiérarchisée (par rubriques, par thèmes, par ordre alphabétique, par ordre numérique, par ordre chronologie, par noms, par niveaux…). Il semble qu'utiliser aussi un système d'identification des documents favorise grandement leur classement.

Bien entendu, chaque papier n'a qu'un classement unique possible. Si vous avez un doute ou que vous ne savez pas où le classer demandez-vous à quelle occasion vous en aurez besoin.

RANGEMENT du document.

C'est l’opération physique qui consiste à le placer d’une manière ordonnée dans une chemise, un dossier, un classeur, un porte-revue, un meuble, une boite, un lieu...

C'est lui qui doit nous permettre de retrouver facilement chaque document.

Pensons aussi à archiver les documents les plus anciens.

Bien sûr il n'y a pas de rangement possible ni efficace s'il n'y a pas de système de classement !


Donc, avec de la RIGUEUR et de la PERSÉVÉRANCE tout pourra se faire en un tour de main. Alors, c'est dit, pour s'en sortir on va devoir s'organiser, mettre en place un classement et s'obliger à le respecter.

Le classement et le rangement sont nos alliés, un peu de classement et de rangement aujourd’hui, c’est beaucoup de temps gagné demain.

N'oublions pas d'expliquer à nos proches ou à notre personnel la méthode utilisée puisque le classement et le rangement respectent notre logique. Ça sert toujours, surtout si une recherche doit être effectuée en notre absence… 

 

1. Soyons méthodique

Le courrier arrive…Trions les documents par ordre de priorité, attention de ne pas séparer les pièces justificatives des documents auxquels elles se rapportent.

  • Gardons à porter de main ceux qui doivent être traités en priorité (à payer, à encaisser, à lire…)
  • Mettons de côtés les documents sans traitement, ceux à classer directement.
  • Jetons les papiers inutiles.

2. Soyons rigoureux

 

Traitons les documents qui attendent une action de notre part (paiement, encaissement, vérification, lecture, suivi…). Après leur traitement nous pourrons les classer pour les ranger.

 

3. Soyons logiques

Pour maîtriser notre classement il nous faudra au préalable définir une structure hiérarchisée qui nous permettra de classer chacun de nos documents. Ça veut dire que nous devons établir des rubriques en fonction de nos besoins.

Pas de rubrique "divers". Pas trop de sous parties, sinon le rangement et les recherches vont nous saturer.


3. Soyons ordonnés

Pour que le rangement soit agréable, il faut nous éviter trop de manipulations et avoir prévu le matériel nécessaire (stylo, étiquettes, agrafeuse, dossiers, cahiers, classeurs, pochettes, meuble, lieux…).

N'attendons pas le dernier moment pour nous procurer l'indispensable.


Pour notre ordinateur même discipline :

Le traitement des informations numériques obéit aux mêmes règles et aux mêmes principes que le traitement des documents sur support papier. La grande différence réside bien sûr dans la technologie employée.

Nous devons classer nos fichiers dans des répertoires avec des intitulés clairs, et les fichiers inutiles sont à jeter ou à archiver. On s'apercevra aussi qu'en faisant le ménage sur notre ordinateur, il sera moins lent.

Profitons également des sociétés qui mettent à disposition leurs documents au format numérique, classons les tels quels. 

Par sécurité (contre l'incendie, l'inondation ou autre catastrophe naturelle) pensons à numériser tous nos documents importants et à les conserver sur un support durable extérieur. N'hésitons pas non plus à utiliser le "CLOUD" (divers lieux de stockage dédiés sur Internet) pour sauvegarder nos informations cela allégera d'autant nos ordinateurs, nos données seront accessibles de n'importe où, et fini le stress du risque de perdre toutes les données stockées sur nos ordinateurs.

UNE BONNE ORGANISATION = UNE BONNE GESTION  = moins de soucis

Pascale PEGAITAZ

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